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南康市美丽华家具采购制度的规划!

文章出处:美丽华人气:发表时间:2017-02-25 22:10【

采购制度的规划
  1. 对采购功能之体认
  2. 优秀采购人员应具备之条件
  3. 采购部门之组织与地位
  4. 采购制度与授权
  5. 采购作业之流程与窗体
  6. 采购计划与预算之编订
采购制度之规划
1.对采购功能之体认
  『买』、『卖』是企业的主要活动,但企业界与学术界以往重卖轻买的现象却相当普遍,偏颇的心态十分严重。而采购的角色,始终隐藏在生产管理或物料管理的范畴中,无法特立凸显其重要性。采购是企业活动中最重要的功能之一,尤其是一般企业购料支出约占制造成本55%以上;因此采购管理是否良好,对企业的存续与发展有举足轻重的直接影响。采购之范围,不但包括有形的物体,例如原、副料、机具设备、事务用品等;也包括无形的劳务,例如技术、服务等。在现今竞争激烈的全球化环境下,企业可借着降低成本而达到立稳利基、增加顾客价值的目的。已经有越来越多的企业重视采购和资源管理,良好的采购和资源管理可降低成本,并提升质量与技术。

2.优秀采购人员应具备之条件

要完成采购重任,采购人员必须具备种种特质要件。采购人员必须具备之特质要件如下:
 (1) 为人正直、诚正清廉。
 (2) 值得信赖。
 (3) 态度积极。
 (4) 勤勉成性。
 (5) 富协调性,乐于和他人沟通。
 (6) 应变能力强,富弹性。
 (7) 学习能力高。
 (8) 处事周密。
此外,经验的累积亦是重要的因素之一。

3.采购部门之组织与地位

  一般经营体系包括营销、生产、会计、人事、物料、采购等功能。各功能相互连结而形成经营体系,而采购体系是整体体系中之不可或缺之一部分。所谓的管理体系,乃指为了遂行体系而进行实际的管理工作,其概要如下:

(1) 为追求有效的管理,必须透过组织来进行管理的工作,于是在创业时就是要规划企业的组织。之后则视必要加以改善、变更。
(2) 管理工作事先要有计划。计划包括长程、短程计划及预算等等。各部门的计划包括从销售、生产、财务、人事及物料采购计划等。
(3) 有了计划后,为了要达成计划,必须对各种作业的执行加以控制,确保计划能依循而为。

  这种组织的设立、计划、执行、考核构成了管理循环。而采购方针与采购计划的拟定,是依据前面所阐述的观念,兹将采购管理的体系说明如下:

采购方针的设定方式
  采购人员对外部而言,乃代表公司进行采购工作;而对公司内部而言,富有与有关部门密切配合以顺利获得所需物料之重责。采购方针应列入公司整体性方针中,其重要性可见一斑。采购方针可分为一般性基本方针与个别性执行方针,一般性基本方针是针对采购计划与采购活动而设定,通常涵盖下列范围:

(1) 公司原料之自制与外购。
(2) 物料的采购与库存。
(3) 长期契约与短期契约的签订。
(4) 供货商的选择与评估。
(5) 上下游相互采购情形。
(6) 总公司采购与分公司采购。
(7) 采购部门与其相关部门。
(8) 采购作业与个人之关系。
(9) 采购人员的业务处理。
(10) 采购伦理的问题。

采购计划之内容
  所谓采购计划就是对种种采购活动于事先就决定其处理的方法,并依循此方法,完成整个采购任务。因此采购计划的内容,包括下列各项计划:

(1) 采购品的市场调查。如采购品的市场变动,情信息报收集,景气变动的预测等。
(2) 协力厂商的调查与选择。调查并选择优良的供货商或协力商以确保物料的供应。
(3) 采购品的质量计划,进厂计划(交期计划),供货商计划等等。
(4) 采购的技术开发,如采购工程,工业工程,价值分析,系统工程等。
  几乎所有的制造业公司,都有采购部门。但是在那些企业里,采购的功能性并不被重视。以下简述数项企业重视采购功能程度之影响因素。

1. 历史性:
  公司历史或许对于采购功能在公司的位置有最重要的影响力。在较早成立的公司,公司往往都对采购建立一套制式的程序。例如集中采购或分散采购。集中采购是指整个公司企业(包含母子公司、海外单位等),在采购时,是统合起�晒骸<胁晒汉头稚⒉晒阂到绶浅J⑿小T谝患颐挥蟹止镜钠笠担臀藜胁晒河敕稚⒉晒旱拿恰5币患夜居行矶嗟ノ环稚⒏鞯厥保胁晒河敕稚⒉晒褐擞眉匾4笞谇夜餐奈锪希勺芄炯胁晒海捎谑看螅钟凶ㄖ叭嗽备涸穑墒共晒杭际跤肭楸ń舷冉肓橥āG乙虿晒菏看螅烧〗洗蠹鄹裾劭郏⒂牍┗跎探⒔狭己霉叵怠H欢诹阈恰⒔艏薄⑻厥狻⒐┯ι璞甘褂玫男《畈晒菏保氐阍诙唐诹榛畹鞫龋蛞苑稚⒉晒航衔实薄<胁晒旱挠诺隳私逵纱罅抗郝颍竦眉鄹裆嫌攀啤?墒侨从幸蝗钡悖褪堑贝罅抗郝蚴保率瞪弦簿痛砹硕┑ゴ砹鞒探先狈Φ裕薹笆倍┕骸U饣峤档偷庇猩枨笫钡南煊λ俣取H欢捎诳萍嫉慕剑耸蛊笠悼上刃衅拦莱稣5男枨笸猓灿谢剖沟糜刑厥庑枨笫保芍苯雍凸┗跎探哟ァH绱耍坏写罅抗郝蛩吹募鄹裼攀疲材艽锏郊笆狈从Φ挠诺恪�

2. 采购权之统一化:
  采购权之统一化在企业管理上相当重要。如果采购权不统一,企业内任何单位都可向外申购,将造成企业之混乱。一般而言,企业内各部门所需之物品应向采购部门请购,再由采购部门向外采购。若采购人员对某种物品不清楚时,应努力学习,认清物品以利采购的进行。无论如何,采购不得由未经授权核准人员进行。若没有一个专业且唯一的采购团体,想发展和整合一企业的采购策略是很难的。现今,有几项发展趋势在美国大型企业产生。采购已变的较少战术功能,而偏向战略/策略功能、企业把生产与采购策略加入竞争策略计划中。上述所说趋势都需要一强有力的集权式采购团体作后盾,由他们来发展采购策略。没有这样的团体,企业采购策略将无法和整个公司组织整合。但针对分权式采购而言,采购人员必须对当地的营运需求有较多的了解,包括对产品、流程、企业等有较深入的认识。这些了解,可使买者和供货商之间发展出较良好的关系。
3. 产品开发支持:
  对于新产品和创新的需求,如果强于竞争者的话,可增进企业的竞争优势。因为大部分的产品创新发生于作业单位水平,而分权式采购结构较容易支持新产品的发展。因为新产品会产生额外原物料需求,分权式采购结构之采购人员与供货商拥有良好默契,将更加容易取得。

4. 拥有权:
  有些组织偏好分权式,是因着眼于其无形的理由:拥有权。因为他们觉得,分权下,人员较能够了解和支持部门目标。如果是在集权下,人员较不能了解部门需求。近几年,一些公司偏向分权的模式。这些公司为了降低成本,降低其公司组织人员编制,包含集权式采购团体。此外,最近潮流开始趋向采购决策的核准由较低的管理等级决定。这样的情况,降低了公司对集权式采购团体的需求。

5. 供应链管理: 供应链管理是一个组织性的观念,主要藉由使用完全系统观点,强调在整合和管理物料的来源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接报告委员会,可见物料管理在整合性供应炼上的重要性。物料控制主要目的在能符合生产排程情况下,尽可能使原物料和在制品的存量最低,因此可使公司降低存货持有成本。可是如考虑运输部门,其和上述观念就有相冲突之处。因为,如要降低存货成本,势必采取少量多次的订购方式。而所增加的运送次数,和因小量而造成的运送工具未能使其产能最大,所造成的成本增加,将会使运输部门和生产/仓储部门产生绩效上的冲突。如何加以考虑,并决定出一合理的评量绩效模型,将是管理当局挑战的议题。为什么公司会支持物料管理观念呢?有几项优点是显而易见的:
(1) 可以增加对原料成本的控制力。
(2) 可使员工对全面性的系统有更深的了解,而非局限于狭窄的功能上的观念。
(3) 可使得不同部门间更能沟通、协调。
我们可以藉由列出物料执行的作业,了解组织内的物料管理。就大多数的组织而言,都把采购视为在物料结构中最主要的功能。有70%的采购是对物料管理者负责的。其它的30%则是对另一经理人员负责。

4.采购制度与授权

采购必须考虑下列需求:
 (1) 正确的价格购买物品。
 (2) 正确的来源。
 (3) 符合特定的要求。
 (4) 正确的数量。
 (5) 正确的时间运送、送达。
 (6) 运送给正确的顾客。

  大多数的企业都有运输部门或功能,因为其重要性是随着采购数量的增多而增加的。对某些企业而言,运输是采购有关最大的成本,尤其是在一些高度分散的公司。就如同把产品运送至顾客所需耗费的成本一样,原物料的运输成本控制,影响一家公司营运甚巨。最近15年来,质量控制的重要性已越来越为人所重视。大多数的公司都已晓得,如想解决质量问题,应把重心放在供货商的供货质量和事先预防上,而不是在事后的侦测。基于这个理由,公司重点已由检验供货商所运送来源物料的质量,转换成从物料来源就应加以注意。这个观念强调供货商在质量程序上扮演相当重要的角色。

5.采购作业之流程与窗体

采购程序:
  在采购程序中,开出订购单不过是采购程序的一部份而已。而采购计划、物料来源、情报搜集、适当采购时间以及其它重要影响因素都需事先加以决定。在一生产工厂里,采购程序包括下列主要步骤:

(1) 采专责的人员开出请购单(Purchase Requisition),交予采购部门。
(2) 决定购买哪些物料及购买多少数量。
(3) 研究市场趋势,并决定出最有利的购买时机。
(4) 决定物料供应来源以进行采购事项。
(5) 以询价、报价、比价等程序决定有利价格,并选取适当供货商。
(6) 与供货商订立采购合约并开具订购单。
(7) 监督供货商准时交货。
(8) 核对并完成采购交易行为,根据验收单(Receiving Report)或质量数量的检验报告,核对供货商状况,并对供货商的不良品加以处理。

  一个采购程序是起源于先辨识出所需求的原料,使用者很清楚的知道在生产过程中所需求的原料,如此才能确保所购买的原物料符合需求。

采购功能:
  在现今,管理人员重视采购管理,为达到成本降低、产品运送、质量增进、接触新的技术、科技、生产循环时间的减少。由之前的数据显示,企业有一半的支出是发生于采购上,由此可看出采购的重要性。要有成功的采购管理,需要许多不同的作业配合。
采购功能有以下数项:

(1) 发展制度化的文件和供货商的策略材物料符合生产所需求。
(2) 发展和执行采购与供货商绩效评估制度。
(3) 和供货商建立及时信息系统。
(4) 建立有弹性的组织结构。
(5) 和工程、生产、供货商等,发展出良好互动关系。
(6) 和供货商共同发展出领导技术。

采购作业流程,因采购来源与对象,而有些许差异,但最基本的流程仍大同小异。
采购循环包含:

(1) 辨识采购需求。
(2) 潜在供货商资源评估。
(3) 选择供应的资源。
(4) 收到原料。
(5) 持续性的绩效评估和供货商管理。
(6) 其它有关采购程序的文件、窗体。

  供货商需提供原料输运的单据。包含几项要点,所运输的物品数量,也记载了采购单等单据的号码,以资追踪和稽核。此单据非常重要,因为当客户收到供货商所运输的货物时,此单据可比较是否帐上的数量和实际运输的有无一致。

报价请求单:
  报价请求单通常由采购部门填妥项目、数量等相关数据后,寄给供货商,要求供货商针对采购项目及数量进行报价工作。通常此一单据所包含的资料有:
1.材料规格表
2.采购的数量
3.预期交货日
4.交货地点
5.供货商的决定日期。
此外,报价请求单也可能要求供货商提供以下数据:
1.采购品的单价与总价
2.运费由谁负责
3.付款条件(例如现金折扣等等)
4.预期交货日
5.其它特殊条件。

采购单(订购单):
  是对供货商所做购买证明、承诺的重要文件。此文件具有法律上约束力,一经采购部门开出、核准后即兑现。通常采购单所包括数据有:
.采购单之流水号
2.采购品数量
3.采购品的规格
4.交货日与交货地点
5.采购品的单价与总价
6.现金折扣或其它付款条件
7.其它特殊要求。
  对于一年内需持续使用的外购品,采购部门通常会开出数张报价请求单给不同的供货商;而当某一供货商被选上时,采购部门会开出综合订单,这种订单可指出整个年度所需购买的项目与数量。当生产等部门需要上述物品时,可径自行开出订单给供货商,而不需再经过采购部门,当然物品的项目与数目需符合综合订单上已经核准的项目。此种单据的作法能够让企业与其供货商建立较长期关系,且易获得采购品的现金折扣和简化采购流程 。

采购需求单(请购单):
  通常由物料的需求部门(如生产、品管)所提出,这些部门要求采购部门为其购买所需物品。此一请购单所包括的项目通常有:
1.欲采购的项目为何
2.数量有多少
3.预期交货日为何
4.预期的价格
5.交货地点
6.其它。
  请购单为采购作业之起点,通常由使用物料单位等发出一个采购请求,最常用的是采购需求单,属于企业内部的文件。采购需求单有许多不同格式,但每张采购单中一定要包含下列述数项信息:
1.原料的描述(品名)
2.所需求的数量与日期
3.所估计的单位成本
4.所涉及的会计科目
5.写此单据的日期
6.核准签章。但现今计算机发达,不一定需书面形式,亦可在计算机上设计类似格式。

6.采购计划与预算之编制

采购的执行与控制:
  为使采购计划能顺利推展,采购业务应如何正确的执行,如何将采购业务控制的恰当好处,乃相当重要之课题。为使采购业务正确执行,以及为使采购业务控制得宜,在采购管理上必须引用下列管理手段:
(1) 采购制度与作业程序的建立及合理化。
(2) 采购手册的编制。
(3) 采购的预算管理与拟定。
(4) 采购的成本管理。
(5) 采购的绩效评价与管理。
(6) 采购用料表。
(7) 采购组织与职责的合理化。
(8) 库存管理。

  传统的物料采购管理组织,与世界先进国家的物料部门或采购部门之组织都大同小异,通常,在这些企业中都拥有采购与仓储两个单位。大约在十年前开始,美国经营管理有了崭新的发展。采购管理也起了很大的变化。因此,采购管理组织,在今天已被视为与业务管理组织一样,从传统步向革新。

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